Få mere værdi af projektets styregruppe – ved balanceret engagement og dynamisk involvering

Genkender du situationer, hvor du som projektleder og din styregruppe har svært ved at regne ud, hvad I forventer af hinanden? At styregruppemøder ikke giver så stor værdi, som de kunne? Hvad nu hvis du med rette kunne sige ”jeg arbejder sammen med verdens bedste styregruppe” og samtidig vidste, at du havde en stor del af æren for, at de var det. Det ville være en god følelse, ikke?

Af Pia Petersen, Agil Procesforbedring

Når vi kigger på kommunikation og samarbejde mellem projektledelse og styregruppe, er der et udbredt ønske fra projektledere om en styregruppe, der er tilpas engageret;en styregruppe, der fungerer som aktiv medspiller og samarbejdspartner. Ønsket kan dog konflikte med, at styregruppearbejde ofte er i konkurrence med styregruppemedlemmernes andre prioriteter og forpligtelser.

I denne artikel tilbyder jeg en måde at forstå os selv på som projektledere, der åbner op for vellykket kommunikation og skaber gode betingelser for balanceret engagement fra styregruppens side.

Projektlederen som arkitekt

Som projektleder kan du hjælpe styregruppen til et passende engagement ved at indtage rollen som ”Architect of the environment”. Ved at anvende arkitekt-metaforen som refleksionsværktøj, kan du gennem velovervejet design af det arbejdsmiljø, styregruppen er en del af, skabe rum for vellykket koordinering af mening, kommunikation og samarbejde. På denne måde tilbyder du styregruppen en position som aktiv medspiller.

”Architecture is the thougthful making of space”

Ordene kommer fra Frederick (Ref.1), der er optaget af , at arkitektur og design af byrum skaber betingelser for handling. I vores styregruppekontekst kan det forstås, som det at skabe betingelser for vellykket kommunikation og hensigtsmæssig koordinering af handlinger, og for mig tilbyder dette perspektiv en ny måde at tænke på i relation til at få stor værdi ud af styregruppearbejdet.

Vi  bliver mindet om vigtigheden af at reflektere over, hvad der inspirerer, udfordrer og gavner de mennesker, vi vil samle. Gennem bevidste designvalg kan du sætte rammen for de oplevelser styregruppen skal have. Det er vigtigt fordi styregruppens oplevelse af projektet ER projektets virkelighed.

Projektlederen som ”arkitekt” rammesætter inviterende samtalerum, hvor styregruppen har lyst til at opholde sig

De rammer du designer, skaber mulighed for handling og selvorganisering. Forestil dig, at du skal til møde. Du går ind i mødelokalet, hvor der er borde og stole;her er det nemt at selvorganisere. Vi sætter os og det giver mening. Vi har fået hjælp til handling. Hvis lokalet var tomt? Så ville vi sandsynligvis blive usikre og ikke vide, hvad der blev forventet af os. Der ville mangle en rammesætning, vi forstod.

Du kan tænke møder og samtaler med styregruppen på samme måde;du kan gøre det nemt at få øje på, hvad der forventes. Som projektleder kan du invitere til fokuseret arbejde med de vigtigste emner, der hjælper projektet i en rigtig retning. Er der flere forskellige opfattelser af roller og ansvar, eller manglende kompetencer, så tænk i et design, der visualisere dette, og aktivt anvender visualiseringen som samtalegrundlag. Skal styregruppen i et projekt tage konkret stilling til projektets outcome, så tænk f.eks. som arkitekter i at gøre prototyper tilgængelige for samtalen.

Måske oplever du af og til at styregruppens adfærd ikke er i overensstemmelse med, hvad du gerne ville have dem til at gøre? F.eks. at de detailbehandler sager i stedet for at kigge på de store linjer eller spørger om mødet kan slutte tidligere, selv om du har brug for at være i dialog med dem?

Budskabet her er, at det ikke er dem, der er noget galt med, men at rammesætningen og designet af mødet, kan blive bedre. Har du reflekteret nok over de enkelte styregruppemedlemmers personlige præferencer og hvordan de bedst understøttes i at bidrage? Har du godt nok styr på, hvilket sprog de taler, så du kan tage udgangspunkt i det? Anerkendelse af deres udgangspunkt er en nøgle til det gode samarbejde.

 “We dwell in positive spaces”

Nogle arkitekter bl.a. danske Jan Gehl, siger at det arkitekter skal er at designe mellemrum;inviterende rum hvor mennesker får lyst til at opholde sig.

Vi søger mod de steder, hvorfra vi har overblik  og som indbyder til ophold - lige fra bænken i kanten af en park til pauserne, hvor vi samles i spontane møder ved kaffemaskinen. Vi kan lide at være der, hvor det er meningsfuldt at være.

Også i styregruppesammenhæng kan det være meningsfuldt at tænke i  fysisk design. Stå-op møder foran visualiseringer kan virke rigtig godt, når der afrapporteres i kort form. Et godt lokale med visualiseringer og whiteboards, inviterer til udforskning rundt om bordet, når vi skal i dybden med et vigtigt emne.

Tilpasse og inviterende rammer, herunder det fysiske design,  medvirker til et transparent og tillidsfuldt samarbejde, der f.eks. får styregrupper til at se det som en hjælp, når projektledere ærligt fortæller om udfordringer. Hvis vi har fået skabt det rum, hvor styregrupper oplever at få hjælp til at forvalte deres ansvar, så er der stor sandsynlighed for at styregruppemøderne bliver mere attraktive og projektet i sidste ende kan levere større organisatorisk værdi og resultater.

Balanceret engagement og dynamisk involvering

Måske har du haft oplevelsen af, at styregruppens indblanding i projektet ikke altid har virket passende. En oplevelse af at blive forstyrret for meget eller at få for lidt opbakning.

Et passende engagement i projektet er en dynamisk størrelse. Engagementet skal afspejle projektets behov i den givne periode. I nogle situationer er der behov for en operationel styregruppe, f.eks. hvis der mangler vigtig viden eller kompetence i projektet. Omvendt hvis viden og kompetence er tilvejebragt, er en operationel tilgang ikke længere passende.

Som projektleder kan du tilbyde styregruppen at træde ind i passende positioner ved at give tydelige invitationer. Løbende kan du stille spørgsmålet: Har noget forandret sig, så niveauet af engagement skal ændres? En engageret styregruppe sørger for at være vidende om, hvilke behov, der er tilstede i projektet og hjælper med at opfylde dem. Projektlederen som arkitekt kan skabe rammerne for at denne viden bliver tilgængelig og fælles for styregruppen og dermed hjælpe dem med at vurdere, hvilke behov projektet har – og holde et spejl op foran dem, så de kan se om de som styregruppe opfylder de behov.

Så hvad kan vi gøre i praksis?

Her endnu et par ideer til, hvordan du som projektleder kan tænke i design af samtaler, der hjælper med at udnytte knappe ressourcer og skabe værdi:

Arbejd aktivt og reflekteret med indhold på styregruppemøder

Gå fra mere til bedre. Fra kvantitet til kvalitet. Design agendaen, så den passer til projektets tilstand: mest tid til at tale i dybden om det vigtigste lige nu - det der kræver perspektivering og koordineret handling. Hvis kulturen er til informationstunge slidepakker skal du måske gøre op med den og slippe din styregruppe fri. F.eks. ved i stedet at udarbejde en Flip-over med de 3 vigtigste spørgsmål, der skal arbejdes med lige nu og her.

Gamemaster modellen fra (Ref. 4) er et rigtig godt værktøj til mødedesign.

Tal åbent med din styregruppe om, hvordan I samarbejder og de styrer

Inviter styregruppen til at være aktive i den del af projektetableringen, der omhandler deres kompetencer, roller og ansvar. Tal om vilkår og forventninger til engagementsniveau.

Skab løbende fælles forståelser af nu-situationen. Evaluer samarbejdet regelmæssigt og genetabler det med passende mellemrum. Tal om hvilken styring projektet kalder på i den næste periode - hvor stort engagement og på hvilke områder? Teknikken ”Håndslag” fra (Ref. 3) er et effektivt værktøj i denne sammenhæng.

Lav små evalueringer på hvert møde: ”hvad fungerede godt i dag/hvad kan forbedres?” Tal åbent om, hvordan det står til med tilliden. Hvis den mangler, er der sandsynligvis ting, I burde have på dagsorden,  som ikke er der. Måske er der endda mulighed for at gennemføre selv-evalueringer, der kan bruges til refleksion over egen adfærd og kompetence.

Tal med din projektchef om dine ideer til forbedringer

Opfordr evt. din organisation til at tjekke, hvordan det står til med samarbejde og kommunikation imellem projektledelse og styregrupper. Læs om AP Pensions erfaringer i faktaboksen.

Konklusion

Som projektleder véd du, at værktøjer er vigtige, men også at det er dit lederskab, der skaber resultater. Ved at arbejde reflekteret med rammesætning og indholdsstyring, kan du vedligeholde tillidsfulde relationer. Brug tid til refleksion, så du hjælper styregruppen til et passende og værdifuldt engagement og til selv-evaluering, så gensidige forventninger og vilkår vedbliver med at være klare. Fordi det betaler sig på lang sigt. 

Måske kræver det mod at træde ud af kulturen, ud af din comfort-zone. Jeg vil opfordre dig til at finde en sparringspartner – måske din styregruppeformand, så du støttes til at tage små skridt og udforske, hvilke af dem, der virker, så du med rette over tid kan sige ”jeg arbejder sammen med verdens bedste styregruppe”.

Referencer

Frederick, M: 101 things I learned in architecture school. MIT Press, 2007

Nadler et al: Building better boards, Wiley, 2006

Raymond, C: Arbejdsrelationer–relationsarbejde, Dansk Psykologisk Forlag, 2012

Moltke &Molly: Systemisk Coaching, Dansk Psykologisk Forlag, 2009

Forfatter

Pia S. Petersen, partner og seniorkonsulent i Agil Procesforbedring. Pia arbejder med udgangspunkt i koblingen mellem forandringsledelse, projektledelse, tværfagligt samarbejde og kompetence- og ledelsesudvikling.

 

*) Oprindeligt udgivet som artikel i tidsskriftet Dansk Projektledelse, april 2016, som optakt til Agil Procesforbedrings medvirken ved Symposiet Dansk Projektledelse 2016 i juni samme år.