MINDSK sammen risikoen for, at projekter fejler

Forretningsanalytikerne er værdifulde samarbejdspartnere for projektlederne i Dansk Supermarked Group. Styrkede kompetencer kan gøre forretningsanalytikerne i stand til at varetage forretningsperspektivet endnu bedre, og samtidig give projektlederne mere tid til at skabe gode rammer og betingelser for projektet.

På billedet ses en undervisningssituation fra forløbet i Dansk Supermarked Group. Undervisningen er formet ud fra erfaringen om, at vi lærer bedre i grupper med udgangspunkt i konkrete opgaver fra praksis.

Artiklen er skrevet af Agil Procesforbedring i et samarbejde med Dansk Supermarked. Redaktør: Kiki Dudal Florczak. Kontakter: Pia Petersen og Henrik Sternberg, Seniorkonsulenter i Agil Procesforbedring.
Få artiklen som PDF

”Projektlederen har sammen med forretningsanalytikeren et samarbejde, hvor projektlederen ejer tidsplan og ressourcer og forretningsanalytikeren ejer scopet, og så må de have den dialog om, hvordan de i projektet får de tre ben i trekanten til at spille sammen” fortæller Dorte Havshøj, Chef projektleder i Projekt- og Porteføljeafdeling i Dansk Supermarked Group. Det seneste år har hele ITS organisationen ændret måden de samarbejder og håndterer krav til it-projekter på. Formålet er, at projekterne leverer størst mulig værdi til forretningen.

I Agil Procesforbedring er det vores erfaring, at den største risiko i projekter er, hvis der ikke eksisterer en fælles forståelse af forretningens behov, hvad projektet indebærer og hvorfor projektet overhovedet er sat i gang. Ofte opleves det, at personer, der tildeles kravansvaret, spørger mere ind til, hvilke løsninger forretningen eller andre interessenter kan se - end til de forretningsbehov, der ligger bag. Det giver anledning til for hurtigt at fokusere på det tekniske og øger risikoen for, at projektteamet får lavet geniale løsninger til de forkerte problemer i for stor udstrækning.

Når virksomheden udvikler forretningsanalytikernes kompetencer til at afklare interessenternes behov og skabe en fælles vision med dem, bliver forretningsperspektivet styrket fra start. Tilsammen tager projektlederen og forretningsanalytikeren fælles ansvar for at varetage meningsskabelsen, afdække hvorvidt der er konfliktende interesser, som skal varetages, og hvad der kan lade sig gøre med de ressourcer, der er tilgængelige. Det skaber fælles retning og gode rammer, der nedbringer risikoen for at projektet går galt.

Interessenthåndteringen skal give større værdi på tværs af hele organisationen

Det forventes fremover i Dansk Supermarked Group, at projektlederne og forretningsanalytikerne arbejder sammen om interessenthåndteringen ud fra hver deres perspektiv: Forretningsanalytikerne har ansvaret for den samlede kravhåndtering, herunder at foretage interessentanalyse og forhandle forretningens behov og fælles vision på plads. Denne viden skaber et fundament for, at projektlederen kan forhandle om ressourcer mellem interessenterne i og udenfor projektet, afstemme de politiske dagsordner, facilitere samarbejdet i projektteamet og lede alle interessenter i retningen mod et fælles mål.

I Dansk Supermarked Group går arbejdet med at håndtere krav på tværs af hele organisationen. Kravprocessen har tråde og berøringsflader med alle andre processer, og er direkte forbundet til værdiskabelsen i projekterne. Som Dorte fortæller: ”Hvis ikke vi har en fælles vision om, hvad der skal laves, så kommer vi aldrig i mål til vores kunders tilfredshed”.

Kravarbejdet kræver løbende involvering fra både forretningen og IT - fra den fælles vision til de konkrete brugssituationer. ”Hvis vi skal arbejde med krav, så er vi jo nødt til at starte der, hvor kravene starter, nemlig i de indledende drøftelser med vores forretning omkring den ide de har og hvordan det nu skal udmønte sig” tilføjer Dorte. Det er netop formålet med forretningsanalytikernes nye rolle og samarbejdet mellem dem og projektlederne.

Invester både i de individuelle kompetencer og det fælles samarbejde

Det var fra start vigtigt for ITS organisationen at sikre, at deres nye tiltag gav større værdiskabelse i hele Dansk Supermarked Group. Derfor ledte de efter en samarbejdspartner, der kunne professionalisere virksomhedens udviklingsprocesser i et helhedsperspektiv. Valget faldt på Agil procesforbedring, hvor vi har mange års erfaring med at gennemføre agile transformationer og mener, at kvalitet og værdiskabelse starter med et godt samarbejde på tværs af discipliner, systematisk kravhåndtering og fokuseret ledelse.

Sammen udarbejdede Agil Procesforbedring og ITS organisationen i Dansk Supermarked Group et skræddersyet træningsforløb, der skulle styrke 26 udvalgte forretningsanalytikeres kompetencer i kravhåndtering. I den forbindelse har projektlederne haft stor interesse i at forstå, hvad forretningsanalytikernes nye rolle og ansvar betyder for deres arbejdsprocesser. Derfor er der også gennemført et særligt forløb for 19 projektledere. Her er projektlederne blevet introduceret til den nye tilgang til kravhåndtering, og har fået større forståelse af, hvad deres rolle og samarbejde i projektet indebærer i fremtiden. ”Dansk Supermarked Group ønsker, at projektlederne fokuserer på lederskabet i projekterne og på at optimere læring” fortæller Dorte. Kombinationen af de to forløb for henholdsvis forretningsanalytikerne og projektlederne understøtter et tæt samarbejde, hvor begge knytter an til hinanden og løbende kan tilpasse rammer, arbejdsformer og værktøjer til deres konkrete situation.

Projektledelsesteams sikrer fælles retning

Næste skridt i organisationsforandringen er at udvide det gode samarbejde mellem projektlederne og forretningsanalytikerne, og inkludere flere af rollerne i projektet, herunder løsningsarkitekten, forandringslederen og testmanageren. Den fremtidige ambition i Dansk Supermarked Group er at få flere stærke projektledelsesteams (PM Teams), hvor de udvalgte roller repræsenterer hver deres faglighed, deler viden og sammen koordinerer de forskellige ledelsesperspektiver og -aktiviteter. Når hele teamet i fællesskab leder projektet og forholder sig til både forretningsbehov, kvalitet, ressourcemæssige- og politiske råderum, tekniske muligheder og den organisatoriske implementering, bliver risikoen for at fejle endnu mindre samtidig med, at det bliver nemmere at måle fremdriften og skabe resultater til gavn for forretningen.

*Denne artikel er oprindeligt udgivet i tidsskriftet Dansk Projektledelse, november 2017.